Datenschutzerklärung Beschäftigte
Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für angehende Beschäftigte an der Fachhochschule des Mittelstands (FHM)
Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die FHM für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 12, 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nach. Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DS-GVO verwiesen.
1. Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist die:
Fachhochschule des Mittelstands (FHM) GmbH - University of Applied Sciences -
Ravensberger Straße 10 G
33602 Bielefeld
Telefon: 0521 966 55-10
Telefax: 0521 966 55-11
E-Mail: info@@fh-mittelstand..de
2. Datenschutzbeauftragter:
Fachhochschule des Mittelstands (FHM) GmbH
Datenschutzbeauftragter
Ravensberger Straße 10 G
33602 Bielefeld
Telefon: 0521 96655-10
E-Mail: datenschutz@@fh-mittelstand..de
3. Zweck der Verarbeitung
Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung (Stellenausschreibung oder Initiativbewerbung) um eine Stelle an der FHM übermitteln Sie personenbezogene Daten in Form Ihrer Bewerbungsunterlagen, die an der FHM verarbeitet werden. Dies geschieht zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Auswahl geeigneter Bewerber*innen im Bewerbungsverfahren findet im Vorfeld des Abschlusses eines Arbeitsvertrages mit dem*der Bewerber*in statt und ist somit im vorvertraglichen Bereich. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten beruht auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG-neu (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses) und Art. 88 DS-GVO. Gleiches gilt bei einer Anfrage, die mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Sofern Sie uns besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren zur Verfügung stellen, verarbeiten wir diese auf der Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO in Verbindung mit Art. 88 Abs. 1 DS-GVO. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) oder wenn Sie uns Daten zu Ihrer Person freiwillig mitteilen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Sollten Sie im Falle einer abschlägigen Entscheidung Ihr Einverständnis in eine weitere Datenspeicherung für eventuell spätere Stellenangebote erklärt haben, ist die Rechtsgrundlage für die weitere Datenspeicherung Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Ein Widerruf dieser Einwilligung für die Zukunft ist jederzeit - auch ohne Angabe von Gründen - möglich.
Die technische Durchführung durch den Anbieter auf der Webseite für die Datenverarbeitung erfolgt auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
Die Voraussetzungen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten werden durch die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen an der FHM im Sinne der DS-GVO als sicher angesehen.
5. Dauer der Speicherung und Hinweise zum Datenschutz
Personenbezogene Daten werden nur so lange wie es für den vorgeschriebenen Zweck erforderlich ist, gespeichert. Der Verantwortliche wird keine personenbezogenen Daten veröffentlichen oder an Dritte weitergeben, wenn diese nicht zum Zweck der Verarbeitung erforderlich sind. Nach Beendigung des Zwecks werden Ihre Daten von der FHM sowie den Auftragsverarbeitern nach Zweckverfall (Art. 5 Abs. 1 lit. e DS-GVO) gelöscht. Im Falle einer Ablehnung Ihrer Bewerbung werden Ihre Bewerbungsunterlagen bis zu sechs Monate nach dieser Entscheidung gespeichert, bevor sie gelöscht werden.
Diese Speicherdauer ist u. a. bedingt durch die Fristen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes, in denen abgelehnte Bewerber*innen ggf. Ansprüche geltend machen können. Die Berechtigung zu einer Speicherung dieser Dauer ergibt sich aus § 18 Abs. 7 DSG NRW. Es erfolgt keine Mitteilung über die Löschung der Daten.
Wo werden meine personenbezogenen Daten verarbeitet?
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten findet in der FHM auf Servern in Deutschland statt.
Verarbeitete Daten
Folgende personenbezogenen Daten werden vorab vom Bewerber verarbeitet und gespeichert:
Kontaktdaten: Anrede, Vorname, Name, Anschrift
Kommunikationsdaten: Telefonnummer, E-Mail
Anhänge: Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse), Qualifikationen und Erfahrungen
Darüber hinaus können Sie weitere Angaben freiwillig machen (z. B. im Lebenslauf oder Anschreiben): derzeitige Position, Familienstand, Anzahl der Kinder, Geburtsdatum, Geburtsort, Titel, Nationalität, Privatadresse inkl. und Telefonnummer, (Schwer-)Behinderung, weitere bildungs- und qualifikationsbezogene Daten (Schul-/Hochschulabschluss, beruflicher Werdegang, etc.), sonstige bewerbungsrelevante Daten (Empfehlungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Nachweise über ehrenamtliche Tätigkeiten, Nachweise über Auslandsaufenthalte, etc.)
Zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs des Bewerbungsportals (Beheben von Störungen und Fehlern, zum Bearbeiten von Sicherheitsvorfällen usw.) werden folgende System- und Protokolldaten verarbeitet:
Protokolldaten zur Durchführung und Sicherstellung der Funktionen auf der Webseite
Nutzungs-, Geräte- und Browserinformationen
6. Empfänger der erhobenen Daten
Empfänger Ihrer Daten ist die Fachhochschule des Mittelstands (FHM) GmbH, Ravensberger Straße 10 G, 33602 Bielefeld. Ihre Daten sind nur ausgewählten Mitarbeitern der FHM zugänglich, welche an der Besetzung freier Stellen mitwirken, z. B. die Geschäftsführung, die Abteilung Personalmanagement, Standortleitung etc. Sämtliche zugriffsberechtigte FHM-Mitarbeiter sind im Rahmen ihres Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit über Ihre Daten verpflichtet. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist sichergestellt.
Sollte ein Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von uns beauftragt werden, ist dieser laut Auftragsverarbeitungsvertrag vertraglich dazu verpflichtet, die gesetzlichen Sicherheitsanforderungen umzusetzen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten und die Daten nur gemäß unseren Weisungen zu verarbeiten.
Eventuelle Ausdrucke werden zur Vernichtung an einen Aktenvernichter weitergeleitet. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden ausschließlich zur Abwicklung Ihrer Bewerbung genutzt, was durch Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DS-GVO legitimiert ist.
7. Übermittlung in ein Drittland
Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten findet in einem Drittland grundsätzlich nicht statt.
8. Rechte der Betroffenen
Gemäß der Datenschutzgrundverordnung haben Sie grundsätzlich gegenüber der FHM folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden Daten. Das
Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) (Art 18. DS-GVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO)
sofern diese Rechte nicht durch andere Gesetze im Rahmen der Datenverarbeitung eingeschränkt sind.
Sie können darüber hinaus jederzeit ohne Angabe von Gründen von Ihrem Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO) Gebrauch machen. Möchten Sie eines dieser Rechte in Anspruch nehmen, dann können Sie sich jederzeit per E-Mail an die Abteilung - Personalmanagement unter jobs@@fh-mittelstand..de wenden. Ihnen steht eine Antwort innerhalb einer Frist von einem Monat nach Eingang des Auskunftsersuchens zu.
9. Ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich oder ist die betroffene Person verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen? Welche Folgen hätte die Nichtbereitstellung?
Ja. Ohne die Bewerbungsunterlagen kann das Bewerbungsverfahren nicht durchgeführt werden.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Da die Entscheidung über Ihre Bewerbung nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DS-GVO statt.
11.
Bei Anliegen, Fragen oder Beschwerden und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen können Sie sich selbstverständlich auch jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@@fh-mittelstand..de wenden.
12.
Die Geschäftsführung wird alle angemessenen Schritte unternehmen, um den Schutz Ihrer Daten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und anderen Gesetzen zu gewährleisten. Die Daten sind gegen unbefugten Zugriff gesichert. Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung der FHM, die Sie unter www.fh-mittelstand.de einsehen können.
